Dlaczego skarga na mobbing powinna być złożona pisemnie?

W mojej praktyce niejednokrotnie spotkałam się z wątpliwościami co do formy składania skarg na mobbing. Poznaj powody, dla których forma pisemna jest najlepsza dla wszystkich stron.

W swojej praktyce, niejednokrotnie spotkałam się z wątpliwościami, co do tego, w jakiej formie powinna być złożona skarga na mobbing. Zetknęłam się z przypadkami, gdzie wystarczyło ustne zgłoszenie, by uruchomić całą procedurę antymobbingową. Jednak rodzi to często niezrozumienie dla pracownika, co do istoty sprawy i podejmowania dalszych kroków.

Podkreślam, że żadnego przypadku zgłoszenia naruszeń - bez względu na formę - nigdy nie można bagatelizować, a wyraźnie trzeba reagować. Pisząc procedury antymobbingowe dla organizacji, rekomenduję jednak, by dla złożenia skargi przewidziana była forma pisemna. Dlaczego?

Poniżej przedstawiam Wam kilka wskazówek w tej sprawie.

Ważna uwaga

Problem mobbingu jest bardzo delikatną sprawą, szczególnie traumatyczną dla osoby która go doświadcza. Jednak skarga na mobbing bywa jak miecz obosieczny - oskarżenie osoby, która mobbingu się nie dopuściła, niejednokrotnie jest tak samo trudne jak doświadczenie przemocy.

1. Ochrona przed pochopnymi oskarżeniami

Taka "łatka" mobbera zostaje z kimś na długo, nawet jeżeli udowodni, że do mobbingu nie doszło. Połowa spraw z którymi się spotykam, dotykają właśnie tego problemu. Złożenie skargi pisemnej powoduje, że występuje pewna trudność w takim łatwym oskarżeniu, rzucaniu słów na wiatr.

Nie znaczy to jednak, że skargi pisemne, mające na celu zaszkodzenie drugiej osobie się nie pojawiają, wręcz przeciwnie. Dzieje się tak, dlatego, że nie ma żadnych konsekwencji za złożenie niezasadnej skargi - i trudno się dziwić, może okazać się przecież że np. do mobbingu nie doszło, natomiast zachowania osoby, tak czy inaczej były trudne do zniesienia.

2. Jednoznaczność momentu złożenia skargi

W przypadku skargi ustnej pojawia się istotna trudność określenia momentu, kiedy do "złożenia skargi" miałoby dojść. Czy dzieje się to np. podczas prywatnej rozmowy, poza godzinami pracy, czy powinno mieć to miejsce już w formalnej rozmowie?

Przykład z praktyki

Może być też tak, że pracownik poskarży się na niemiłe, niegrzeczne zachowanie drugiego pracownika, ale bez chęci podejmowania dalszych kroków. Chce po prostu komuś się zwierzyć, wyżalić, chce być wysłuchany. Wówczas rodzi się wątpliwość – czy w ten sposób „złożona" skarga jest wystarczająca, żeby rozpocząć postępowanie?

3. Większa odpowiedzialność składającego skargę

Forma pisemna wiąże się z większą odpowiedzialnością osoby, która skargę wnosi. Gdy już się na to decyduje, to znaczy, że jest to przemyślana decyzja, najczęściej – ważąc słowa, dobierając odpowiednie okoliczności i dowody.

Oczywiście zdarza się, że nawet w formie pisemnej wykazane zdarzenia nie wskazują na mobbing, jednak pewnie każdy się zgodzi, że słowo pisane ma inną moc niż mówione. Nie zapominajmy, że mobbing to bardzo poważny zarzut.

4. Problem z wycofywaniem się ze skargi ustnej

Zdarzyły mi się sprawy, gdy osoba która ustnie oskarżyła o mobbing, będąc w dużej złości, potem wycofywała się z tego, wskazując, że owszem, doświadczyła trudnych sytuacji w pracy, ale przecież nie chciała użyć tak mocnego słowa jak mobbing.

Wówczas, pozycja tej osoby ulega silnemu osłabieniu – zamiast dążyć do poprawy atmosfery i zmiany relacji, okazuje się, że wycofuje się z oskarżenia, sądząc, że skarga ustna była podyktowana skrajnie silnymi emocjami.

Rekomendacje praktyczne

Co robić w przypadku ustnej skargi?

• Wyraźnie poinformować pracownika, jakie kroki zostaną podjęte
• Poprosić o złożenie skargi w formie pisemnej
• Wskazać na uzasadniające to okoliczności
• Oferować pomoc i podpowiedzi jak skarga powinna wyglądać
• Monitorować sprawę poprzez anonimowe ankiety

Złożenie ustnej skargi może powodować niejasności proceduralne. Jeśli do tego dojdzie, należy wyraźnie poinformować pracownika, jakie kroki zostaną podjęte w związku z tą wiadomością. Niestety, zdarza się, że podjęcie dalszych kroków i wszczęcie procedury antymobbingowej jest dla pracowników tajemnicą.

Zachęcam też do oferowania pomocy, tzw. podpowiedzi pracownikowi, jak taka skarga powinna wyglądać i co dalej będzie się z nią działo. Jednocześnie, należy monitorować sprawę, np. poprzez anonimowe ankiety, przyjrzenie się relacjom w pracy, ewentualne zaproponowanie odseparowania dwóch zwaśnionych stron.